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Obacht bei der Buchung von EC‑Kartenumsätzen!

In Betrieben mit überwiegendem Bargeldverkehr nutzen Kunden häufig die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit EC‑Karte abzuwickeln. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sich nun zur Buchung dieser EC‑Kartenumsätze in der Kassenführung geäußert.

Gelebte Praxis: Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch

Regelmäßig werden EC‑Kartenumsätze in der Buchführung wie folgt gebucht: Die täglichen Umsätze werden in der Tageslosung erfasst. Vielfach werden hierbei jedoch nicht nur bare Geschäftsvorfälle festgehalten. Vielmehr wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC‑Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC‑Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC‑Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten)

BMF: Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch ist ein formeller Mangel

Nachdem sich aus dem Kreise der Mitglieder Nachfragen zu diesem Prozedere ergeben haben, hat sich der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) in einem Fachgespräch an das BMF gewandt. Das BMF hat nun in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder seine Rechtsauffassung zu diesen Praxisabläufen in einem Schreiben vorgetragen:

Bare und unbare Geschäftsvorfälle seien in der Regel getrennt zu buchen. Im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt nach Auffassung des BMF einen formellen Mangel dar. Sie widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung eines Sachverhalts hänge jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Um diesen Anforderungen zu genügen, müssten die EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

DStV fordert Anerkennung der langjährigen kaufmännischen Übung

Nach Auffassung des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStV) ist die Erst‑Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch praktikabel, vor allem aber wird die Umsatzsteuer korrekt erfasst! Dies ist für die Praxis besonders dann von Bedeutung, wenn die EC‑Umsätze im Kassensystem nicht getrennt nach 7 %‑igen und 19 %‑igen Umsätzen ausgewiesen werden, sondern nur die Gesamtumsätze.

Diesen Standpunkt hat der DStV gegenüber dem BMF adressiert und hierbei folgende weitere Argumente angeführt:

Das Kassenbuch wird stets am Ende eines Tages geführt. Im selben Moment der Erfassung der Gesamtumsätze im Kassenbuch werden die EC‑Kartenumsätze bereits wieder ausgetragen. Das Kassenbuch weist folglich unmittelbar im Zeitpunkt der Eintragung der Umsätze nebst Austragung der EC‑Kartenumsätze den korrekten Tagesendbestand aus. Damit sind nach Auffassung des DStV eine hohe Transparenz und ein hoher Informationsgehalt im Kassenbuch gewährleistet.

Auch die Kassensturzfähigkeit ist jederzeit und innerhalb angemessener Zeit gegeben. Die im Vorwege getrennte Erfassung von Bar- und EC‑Kartenzahlungen im Kassensystem ermöglicht eine jederzeitige Abstimmung. Die Geschäftsvorfälle sind fortwährend nachvollziehbar, die Erfassung der Umsatzsteuer ist sichergestellt.

Schließlich sind auch die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nach dem Dafürhalten des DStV erfüllt. Nach dem BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 stellt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen bei genügender Kennzeichnung ausdrücklich keinen Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit dar (vgl. Rz. 55). Nach dem Verständnis des DStV liegt bei der Ausbuchung der EC‑Kartenumsätze über das Geldtransitkonto verbunden mit der vorangegangenen Austragung der EC‑Kartenumsätze aus dem Kassenbuch solch eine „genügende Kennzeichnung“ vor.

Eine Erfassung der EC‑Kartenumsätze in einer Zusatzspalte oder einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch hingegen ist umständlich und für die Praxis mit deutlich erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden. Auch die Verprobung der später auf dem Umsatzsteuerkonto gebuchten Steuerbeträge mit den Erlösen ist erschwert bzw. unmöglich. Dies gilt umso mehr, wenn unterschiedliche Steuersätze (z. B. 7 % und 19 % bei In-/Außerhaus-Umsätzen in der Gastronomie) zur Anwendung kommen.

Die strenge Auslegung von BMF und obersten Finanzbehörden belastet die Unternehmen unangemessen. Diesem Erfassungs- und Buchungsformalismus steht aus Sicht des DStV kein entsprechender Mehrwert gegenüber.

Lesen Sie hierzu auch die umfassende DStV-Themenseite:

Kassengesetz: Was - Wie - Warum?

 

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