Mobiles Scannen – DStV bietet praktische Unterstützung durch aktualisierte Musterverfahrensdokumentation

Ersetzendes Scannen 2.0: Mit einer aktualisierten Musterverfahrensdokumentation leistet der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) gemeinsam mit der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) konkrete Hilfestellung bei der Einführung des sog. mobilen Scannens. Die Musterdokumentation bildet die aktuellen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ab. Sie enthalten in ihrer neuen Fassung, die am 28.11.2019 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht wurde, erstmals Aussagen zum mobilen Scannen.

Mit den GoBD fordert die Finanzverwaltung von den Steuerpflichtigen insbesondere für die Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Dokumente und zur Sicherstellung einer rechtssicheren und geordneten Belegablage die Einrichtung entsprechender Verfahrensdokumentationen. Ziel der vom DStV und der BStBK gemeinsam überarbeiteten Musterverfahrensdokumentation ist es, die Berufsangehörigen nicht wie bislang über stationäre Scanverfahren, sondern auch über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation zu informieren. Damit erhalten die Berufsangehörigen eine praktische Anleitung, wie sie Belege dem heutigen Stand der Technik entsprechend z. B. auch mit einem Smartphone rechtssicher fotografieren und in einer Cloud speichern können. Die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation beschreibt dazu u.a. die erforderlichen Verfahrensschritte vom Posteingang über die Belegprüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung der gescannten Dokumente sowie die Anforderungen an die technische Ausstattung.

Die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation bietet damit ein strukturiertes Verfahren zur Digitalisierung von Papierbelegen, das insbesondere auch für kleine und mittlere Unternehmen umsetzbar und praktikabel ist. Insbesondere durch die neuen mobilen Scanoptionen werden sich Aufwand und Kosten einer doppelten Archivierung noch leichter minimieren lassen. Gleichzeitig bietet die Musterverfahrensdokumentation aber auch die erforderliche Sicherheit, Belege nach dem Scannen vernichten zu können, ohne gegen geltende Ordnungsmäßigkeitsnormen zu verstoßen.

Die Musterverfahrensdokumentation ist abrufbar unter https://www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps sowie für Verbandsmitglieder unter www.stbdirekt.de (StBdirekt-Nr. 208918) zusätzlich auch in einer Wordversion.

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